Miksi hybridityö tarvitsee yhteiset pelisäännöt?

Hybridityö on monessa organisaatiossa jo arkea. Etä- ja lähityö vuorottelevat, digitaaliset työkalut ovat tuttuja ja joustavuudesta on tullut tärkeä osa työelämää.

Silti yllättävän usein törmätään samoihin kysymyksiin: milloin ollaan tavoitettavissa, miten yhteistyö toimii ja mitä hybridityössä oikeastaan odotetaan.

Epäselvät käytännöt kuormittavat – myös pienissä yrityksissä

Oma kokemukseni hybridityöstä ja HR-työstä on syntynyt pienissä organisaatioissa. Juuri niissä hybridityön pelisääntöjen tekeminen on usein kaikkein haastavinta – ei siksi, etteikö tarvetta olisi, vaan siksi, että aikaa, resursseja tai selkeää rakennetta ei ole.

Rehellisesti sanottuna en itsekään osannut alkuvaiheessa jäsentää hybridityön pelisääntöjä kokonaisuutena. Moni asia hoidettiin “maalaisjärjellä” ja oletuksilla: kaikki tekevät parhaansa, asiat kyllä selviävät ja joustavuus hoitaa loput.

Vasta myöhemmin kävi selväksi, että juuri nämä hiljaiset oletukset aiheuttivat epäselvyyttä, kuormitusta ja turhaa tulkintaa arjessa.

Tutkimus vahvisti arjen havainnot

Opinnäytetyössäni tarkastelin etä- ja hybridityön pelisääntöjä ja niiden toimivuutta organisaatiossa työntekijöiden ja esihenkilöiden näkökulmasta. Tutkimus vahvisti sen, minkä olin jo käytännössä havainnut: hybridityö koetaan usein toimivaksi ja joustavaksi, mutta kehittämistarpeita on erityisesti viestinnässä, yhteisöllisyydessä ja työn rajaamisessa.

Yhteinen nimittäjä oli selvä – pelisäännöt olivat olemassa, mutta ne eivät olleet näkyviä, yhteisesti sovittuja tai ajantasaisia.

Pelisäännöt eivät synny itsestään

Erityisesti pienissä ja keskisuurissa yrityksissä hybridityön käytännöt jäävät helposti kirjoittamatta. Arki vie mukanaan, ja oletetaan, että kaikki ymmärtävät tilanteet samalla tavalla. Todellisuudessa hybridityö vaatii enemmän tietoista jäsentämistä kuin perinteinen lähityö. Kun työtä tehdään eri paikoissa ja eri rytmeissä, ennakoitavuuden merkitys korostuu.

Pelisäännöt eivät ole kontrollia, vaan tukea:

• ne vähentävät epävarmuutta

• helpottavat esihenkilötyötä

• tukevat työhyvinvointia ja yhteistyötä
  

Tutkimuksesta käytäntöön: hybridityön pelikirja

Opinnäytetyön ja käytännön kokemusten pohjalta syntyi hybridityön pelikirjan malli. Pelikirja kokoaa yhteen organisaation yhteiset käytännöt ja odotukset – tavalla, joka on realistinen myös pienille yrityksille.

Pelikirja ei ole raskas ohjeistus, vaan elävä dokumentti, joka voi käsitellä esimerkiksi:

• viestintätapoja ja tavoitettavuutta

• työaikaa ja työn organisointia

• palaverikäytäntöjä ja yhteistyön pelisääntöjä

• vastuita ja rooleja hybridityössä
  

Lopputuloksena syntyy selkeä kokonaisuus, joka helpottaa arjen työtä ja johtamista.

Hybridityö toimii, kun siitä puhutaan avoimesti

Hybridityö ei ole valmis malli, vaan jatkuvasti muotoutuva tapa tehdä työtä. Omalla kohdallani ymmärrys hybridityön pelisäännöistä syntyi vähitellen – kokemuksen, reflektion ja tutkimuksen kautta. Sama pätee organisaatioihin: hybridityö toimii parhaiten silloin, kun käytännöistä uskalletaan keskustella ääneen ja niitä kehitetään yhdessä.

Tutkimuspohjainen koulutus tukemaan hybridityön kehittämistä

Opinnäytetyön ja käytännön HR-kokemuksen pohjalta olen rakentanut myös etä- ja hybridityön pelisääntöihin keskittyvän koulutuskokonaisuuden.

Koulutuksen tavoitteena ei ole tarjota valmiita vastauksia, vaan auttaa organisaatioita jäsentämään omia käytäntöjään ja tekemään niistä näkyviä ja yhteisesti sovittuja.

Koulutus etenee vaiheittain ja yhdistää:

• tutkimustietoon pohjautuvan ymmärryksen hybridityöstä

• yhteisen keskustelun ja reflektion

• organisaation oman tilanteen ja tarpeet
  

Koulutuksen lopputuloksena syntyy organisaatiokohtainen hybridityön pelikirja, jota voidaan hyödyntää arjessa ja päivittää työn muuttuessa. Kokonaisuus on suunniteltu niin, että se soveltuu myös pienille ja keskisuurille yrityksille, joissa aikaa ja resursseja on rajallisesti.